【報告書・議事録・企画書の書き方】即効性あり。３つの論理で基本が分かる。

こんにちは。よーいちです。

一生懸命時間をかけて作った書類を、上司に「なんだこコレは！？　やり直しだ！」と、何度も書き直しをさせられた事はありませんか？

この記事では、このような課題を解決する内容となっています。

その中でも「報告書」「議事録」「企画書」で頭を悩ませている人が多いので、この３つに絞って、その共通点を抜き出し、基礎的な書き方を解説します。

5分で読めてすぐ使えます。

参考にしてみてください。

現状＋考え＝結論

報告内容を的確に文章にするためには、誰が読んでも分かるような、筋道が通った文章を作成します。

その基礎となる思考は「現状」「考え」「結論」です。

この３つの思考だけで、いとも簡単に文章を作成する事ができます。

step1.現状

まず最初に書く事は「現状」です。

「今」を書きます。

（「今、こんな業務をしている」「最近の様子はこうだ」という内容を書きます。）

ポイントは、客観的に書く事。

主観（思った事）ではなく、事実（起きた事・起きている事）のみを書きます。

できるだけ詳しく、日時や場所などを書く場合はハッキリと正確に書きましょう。

step2.考え

次に、現状に対しての「考え」を書きます。

たとえば

売り上げが下がっているのであれば、上げる手立てを考えなければなりません。

売り上げが好調ならば、新たな販売展開も考えられます。

世間のへの対策を考える必要もあるでしょう。

このように、未来を推測した内容を書きます。

step3.結論

「現状」と「考え」を書きました。

最後に、その２つの前提を踏まえた上で導き出された「結論」を書きます。

結論として、どういう行動・対策を行うのかを書きます。

では、「報告書」「議事録」「企画書」のそれまでの３つの例文をまとめます。↓

報告書まとめ

業務の報告書は、事実を正確に記載し、今後どうするのか結論を書く。そして説明を詳細に記入します。

写真や表・グラフなどは、別紙添えとします。

議事録まとめ

会議の議事録は、課題を明らかにして、話し合われた内容を簡潔に書く。

議事録作成の目的は経過や決定事項を記録として残す事なので、個人的な意見は記載しません。

企画書まとめ

テーマを提示し、趣旨・目的を明らかにして、具体的な売り上げ向上案を記載します。

成果予測、売り上げ目標、経費の予算、コスト、販売実施日などを明確に提示します。

企画書の目的は、承認される事です。わかりやすくなるように、メリットや利益を明記します。

注意点

・個人的な意見は書かない。

・曖昧な事は書かない。

・誰が見ても分かるように簡潔に書く

・筋道が通った文章を心がける

・同じ内容が重複していたり、不適切な言葉遣いがないか、必ず確認する。

総括まとめ

「報告書」「議事録」「企画書」はあらかじめ文書フォーマットを作っておくと、のちのち便利なので、一度作った書面の記録は保存して残しておく事をおすすめします。

詳細を分かりやすくする為、イメージしやすくする為に、別紙を作成して添付するのもいい方法です。

やり直しをさせられる事があっても、どうしてダメなのか、その法則をしっかり理解するように心がけましょう。

何のために書類を作成しているのかが頭に入っていれば、これ以上頭を悩ます事もないでしょう。

いい文章は書かなければ上達しないので、下手でもいいから、とりあえず書いてみることから始めてみてください。

この記事によって、あなたの気苦労が解消されれば幸いです。

最後までお付き合いくださり、ありがとうございました。