こんにちは。よーいちです。
一生懸命時間をかけて作った書類を、上司に「なんだこコレは！？ やり直しだ！」と、何度も書き直しをさせられた事はありませんか？
- 毎回のようにやり直しをさせられる
- まとまりのない文章だと叱られる
- どこがどう間違っているのか分からない
- 上司に教えてもらったが今もよく分からない
- 文章を書くのが苦手だ
この記事では、このような課題を解決する内容となっています。
その中でも「報告書」「議事録」「企画書」で頭を悩ませている人が多いので、この３つに絞って、その共通点を抜き出し、基礎的な書き方を解説します。
5分で読めてすぐ使えます。
参考にしてみてください。
現状＋考え＝結論
報告内容を的確に文章にするためには、誰が読んでも分かるような、筋道が通った文章を作成します。
その基礎となる思考は「現状」「考え」「結論」です。
この３つの思考だけで、いとも簡単に文章を作成する事ができます。
step1.現状
まず最初に書く事は「現状」です。
「今」を書きます。
（「今、こんな業務をしている」「最近の様子はこうだ」という内容を書きます。）
ポイントは、客観的に書く事。
主観（思った事）ではなく、事実（起きた事・起きている事）のみを書きます。
報告書（現状）の例
〇月〇日〇時、□□で、△△を実施しました。
議事録（現状）の例
〇〇の実績は良好である。
企画書（現状）の例
〇〇の悩み、不満の声が多く寄せられている。
できるだけ詳しく、日時や場所などを書く場合はハッキリと正確に書きましょう。
step2.考え
次に、現状に対しての「考え」を書きます。
たとえば
売り上げが下がっているのであれば、上げる手立てを考えなければなりません。
売り上げが好調ならば、新たな販売展開も考えられます。
世間のへの対策を考える必要もあるでしょう。
報告書（考え）の例
〇〇の課題が判明しました。
議事録（考え）の例
しかし、新たな販売展開が求められている。
企画書（考え）の例
悩みを解決するための意見が集められた。
このように、未来を推測した内容を書きます。
step3.結論
「現状」と「考え」を書きました。
最後に、その２つの前提を踏まえた上で導き出された「結論」を書きます。
報告書（結論）の例
つきましては、〇〇を行い、課題の解決に取り組みます。
議事録（結論）の例
新たな販売店舗と流通経路の調査を行い、それに伴う人材確保のために雇用募集を掲載します。
企画書（結論）の例
悩みを解決できる新商品の開発チームを作ります。
結論として、どういう行動・対策を行うのかを書きます。
では、「報告書」「議事録」「企画書」のそれまでの３つの例文をまとめます。↓
報告書まとめ
報告書
（現状）〇月〇日〇時、□□で、△△を実施しました。
（考え）〇〇の課題が判明しました。
（結論）つきましては、〇〇を行い、課題の解決に取り組みます。
業務の報告書は、事実を正確に記載し、今後どうするのか結論を書く。そして説明を詳細に記入します。
写真や表・グラフなどは、別紙添えとします。
議事録まとめ
議事録
（現状）〇〇の実績は良好である。
（考え）しかし、新たな販売展開が求められている。
（結論）新たな販売店舗と流通経路の調査を行い、それに伴う人材確保のために雇用募集を掲載します。
会議の議事録は、課題を明らかにして、話し合われた内容を簡潔に書く。
議事録作成の目的は経過や決定事項を記録として残す事なので、個人的な意見は記載しません。
企画書まとめ
企画書
（現状）〇〇の悩み、不満の声が多く寄せられている。
（考え）悩みを解決するための意見、アイデアが集められた。
（企画書の例）悩みを解決できる新商品の企画を提案します。
テーマを提示し、趣旨・目的を明らかにして、具体的な売り上げ向上案を記載します。
成果予測、売り上げ目標、経費の予算、コスト、販売実施日などを明確に提示します。
企画書の目的は、承認される事です。わかりやすくなるように、メリットや利益を明記します。
注意点
・個人的な意見は書かない。
・曖昧な事は書かない。
・誰が見ても分かるように簡潔に書く
・筋道が通った文章を心がける
・同じ内容が重複していたり、不適切な言葉遣いがないか、必ず確認する。
総括まとめ
「報告書」「議事録」「企画書」はあらかじめ文書フォーマットを作っておくと、のちのち便利なので、一度作った書面の記録は保存して残しておく事をおすすめします。
詳細を分かりやすくする為、イメージしやすくする為に、別紙を作成して添付するのもいい方法です。
やり直しをさせられる事があっても、どうしてダメなのか、その法則をしっかり理解するように心がけましょう。
何のために書類を作成しているのかが頭に入っていれば、これ以上頭を悩ます事もないでしょう。
いい文章は書かなければ上達しないので、下手でもいいから、とりあえず書いてみることから始めてみてください。
この記事によって、あなたの気苦労が解消されれば幸いです。
最後までお付き合いくださり、ありがとうございました。
